ETH Alumni Vereinigung - Manager Operations and Projects (m/w/d)


Description

 

Manager Operations and Projects (m/w/d)

 

Die ETH Alumni Vereinigung ist die Alumni Organisation der ETH Zürich. Ihre Aufgaben sind die Pflege und der Ausbau des Alumni-Netzwerks, um verschiedene Angebote und Aktivitäten zu koordinieren und mit den Entwicklungszielen der ETH abzustimmen. Wir unterstützen die knapp 60 lokal oder fachlich ausgerichteten Mitgliederorganisationen der weltweit rund 35‘000 aktiven Mitglieder im Netzwerk von etwa 80‘000 Alumni. In enger Zusammenarbeit mit den entsprechenden Stellen der ETH Zürich übernimmt unsere Geschäftsstelle mit zentraler Datenhaltung sowohl Zahlungsverkehr der Mitglieder als auch Marketing, Kommunikation, Eventorganisation und Career Services.

 

Das stetige Mitgliederwachstum erfordert eine korrespondierende Erweiterung, Weiterentwicklung, Digitalisierung und Professionalisierung von Abläufen in unserer Geschäftsstelle. Dafür suchen wir per August 2021 oder nach Vereinbarung einen «Manager Operations and Projects» als kompetente und erfahrene Verstärkung. In dieser neu geschaffenen Position tragen Sie Verantwortung für die folgenden Bereiche mit Rapportierung direkt an die Geschäftsführung.

 

Stellenbeschreibung

Finanzen und Controlling:

  • Controlling und Reporting an die Geschäftsleitung
  • Unterstützung der Geschäftsleitung im Budgetprozess/-controlling sowie Jahresabschluss
  • Management der Finanzprozesse und Kontrollsysteme sowie Zahlungsfreigaben
  • Partnerschaftsmanagement des Dienstleisters für Finanz- und Lohnbuchhaltung sowie des Anbieters dafür eingesetzter Applikationen
  • Kontinuierliches Anforderungsmanagement für fachliche Entwicklungen der Alumni-Plattform in den Bereichen Finanzen (z.B. QR-Bill) und Controlling (z.B. Kennzahlen-Cockpit) sowie entsprechende Implementierung im laufenden Betrieb

 

Mitgliederverwaltung:

  • Qualitätssicherung und Koordination der Rechnungs-/Mahnläufe der jährlichen Mitgliederbeiträge
  • Qualitätssicherung und Koordination der kontinuierlichen Mitgliederdatenbank-Bereinigungen
  • Partnerschaftsmanagement des Alumni-Plattform-Anbieters
  • Fachliche Weiterentwicklung der Alumni-Plattform (Mitglieder-Datenbank mit integrierter Abwicklung Rechnungs-/Mahnlauf, Events, Mailings sowie erweiterte Services für Mitglieder und Mitgliederorganisationen)

 

Prozesse, Projekte und Support:

  • Betreuung der Vereinsdokumente (Statuten, Organisationsreglement, Richtlinien etc.) sowie Weiterentwicklung und Digitalisierung der Geschäftsprozesse für ein effizientes Management der Vereinigung
  • Aufbau einer Projektmanagementkultur sowie Führung eines pragmatischen Projektportfoliomanagements zur nachhaltigen Strategieumsetzung
  • Management-Support der Geschäftsleitung, z.B. Präsentationen für Vorstands- und Gremiensitzungen
  • Führen von studentischen Mitarbeiter*innen in den Bereichen Mitgliederverwaltung, Datenqualität und Finanzadministration
Requirement

Ihr Profil

  • Sie sind ein Organisationstalent mit Hochschulabschluss in Betriebswirtschaft oder verwandten Fachrichtungen mit relevanter Weiterbildung
  • Sie haben mehrjährige Erfahrung im Umfeld Operations, Prozess- oder Qualitätsmanagement und verfügen über fundierte betriebswirtschaftliche Kenntnisse mit Affinität für Finanzen, Controlling und IT
  • Sie sind versiert in Projekt- und Prozessmanagement
  • Sie sind erfahren in der fachlichen Führung von Mitarbeitenden (Projektführung oder Linienführung)
  • Sie konnten Ihre verantwortungsvolle, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie ihre ausgeprägten konzeptionellen Fähigkeiten bereits verschiedentlich unter Beweis stellen
  • Sie besitzen exzellente analytische Fähigkeiten sowie vernetztes und lösungsorientiertes Denken mit hoher Kennzahlenorientierung - Excel is your friend!
  • Sie sind eine integrative Persönlichkeit mit Teamgeist und wertschätzendem Durchsetzungsvermögen, die offene und direkte Kommunikation schätzt und konsequente Feedbackkultur fördert
  • Sie haben eine Passion für operative Exzellenz mit Weitblick für Trends und Innovationspotentiale in einem nicht profitorientierten Umfeld
  • Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Remark

Interessiert?

Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:
  • Kurzes Motivationsschreiben
  • Lebenslauf
  • Diplome, Arbeitszeugnisse

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung an recruiting@alumni.ethz.ch.
 
Weitere Informationen über die ETH Alumni Vereinigung finden Sie auf unserer Webseite: www.alumni.ethz.ch. Für Auskünfte steht Ihnen Frau Isabel Sauter, Geschäftsführerin ETH Alumni Vereinigung, Tel. 044 632 78 32 oder E-Mail isabel.h.sauter@alumni.ethz.ch (keine Bewerbungsunterlagen) gerne zur Verfügung.

 

Vertragsart: Festanstellung
Region: Region Zürich / Schaffhausen
Arbeitsort: Zürich
Antritt: nach Vereinbarung

 

Zielgruppe: Senior Professional
Abschluss: Bachelor / Master
Fachrichtung: Management- und Sozialwissenschaften
Studiengang: Betriebswirtschaft
Berufsfeld: Bildung / Hochschule / Forschung

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